| 管理之道：如何做好信息管理 |
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| 2009-10-10 09:13 文章来源：东莞民营网 |
| 文章类型：转载 内容分类：调研 |
企业的目的是赢得利润最大化，为达到这个目的的企业间进行着激烈的竞争，同时企业内部也不断地进行着各种结构调整，在竞争中有人把商场比做战场，而战场中正确的决策来至于正确的判断，正确的判断来至于丰富而准确的信息。完整的信息应该包括来自于企业内部和外部的两个方面。 信息工作在一个组织中同样起着无可替代的作用。如果把一个组织中可以看得见，摸得着的物质条件比做计算的“硬件”的话，那么信息工作则是它的“软件”。软件的水平高低直接影响到组织的工作效率的高低，以及目标是否能够得到实现。对此项工作最简练、最早、也是最系统阐述的著作，是我过古代的军事奇书《孙子兵法》。《孙子兵法》自古以来一直被中国历代学者普遍尊为竞争哲学中的圣典，近一百年来在全世界范围内对它的研究更是方兴未艾。全书十三篇策论可谓字字珠玑，攻守战策无所不包，道理深入浅出、相互印证、互为因果。笔者认为，如果说全书第一篇的始计篇是囊括全局的总战略，那么能够与它相呼应的则是最后一篇“用间篇”。“用间篇”阐述的内容，实质上就是“信息情报工作”。孙子兵法中说的“知已知彼，百战不殆”。正是建立在情报的充分收集和分析基础上的决策，因此才能在竞争中运用各种手段百战而不殆。
古今中外，各国家历来重视情报工作，美国有中央情报局，苏联有克格勃，中国有国安局，总参二处。解放前的国民党有中统局、军统局。共产党早期有地下党和中央特科。以及其它明的暗的、直接的、间接的各种信息收集，辩识系统。这些情报部门为了国家的利益在与明确的或潜在的竞争对手竞争中取得或保持优势。全面不间断地收集公开的、秘密的、各种情报进行分析、互相印证，提取有价值的东西汇总起来供决策者作为决策时作为参考，从而为本利益集团提高决策的科学性做出前期工作。
重视情报工作也应该是企业的主动选择，一个企业如果要想在激烈的竞争中立于不败之地，做到制人而不制于人必须有意识地全面地或局部的建立起这样一种体系。
其基本意义如下：
首先，有意识地建立起这样一种机制。能够更加准确地、及时地、动态地掌握企业的内部矛盾。更大限度地做到兵法中的“知己”的要求。无论什么样的组织，人是组织中的第一要素，要求一个组织的内部完全没有矛盾是一种理想主义，是不现实的。正确的做法是随时掌握它，并把它控制在一个预定的合理的程度内。即：最高管理者能够控制，把问题限制在对企业没有影响或影响不大的程度内。这些问题包括，员工之间的团结协作问题，杜绝小邦派，小团体；工作之间的衔接问题，掌握那些现有制度的不合理之处适时改进；以及掌握个别部门个别人阳奉阴违可能形成的局部势力；调查那些依靠部门自律解决不了，而又出于各种原因而不暴露的问题；制度建设需要时间，因制度尚不健全而发生的新问题；需要在有利于集体利益的前提下解决而得不到解决的问题；调查企业内部的安全隐患，这里不仅仅指的是防火、防盗。也包括技术安全、信息安全。通过必要的手段防止组织内部技术秘密外泄，由于平常的基础工作，即使是发生了各种泄密问题，也能在第一时间查出结果，降低风险。
其次，建立这样一种机制，有利于对外部信息的掌握特别是对竞争对手资料的收集，做到“兵法”中的“知彼”。平时有准备，关键时刻成功的机会就大的多。避免平时不烧香，临时抱佛脚，仓促应变。
外部信息收集包括：一是对法律法规的收集，定期更新，当前的国家和社会正在向法制化，制度化，标准化过度。法律法规、技术标准更新比较快，建立统一的机构，对于即时掌握并适时更新有益处。二是对供应方和同行业竞争对手的变动要及时掌握，这个掌握可以通过多种渠道来实现。即可以是利用各种会议、各种会见、参观、学习的机会，也可以是业务员外出的见闻，即可以是见诸报端的宣传，也可以是在酒桌上，私下里的闲谈。更多的是漫天飞的企业介绍、产品介绍、联系名片。关键是如何把这些信息进行集中，分类、识别、找到对自己有用的信息定向、分类归档。例如：企业计划参加一项招标工作，此项招标的竞争对手有哪些，它们的基本情况如何，发标单位的主持人是谁，性格特点是怎样，发标单位的产品又是针对什么对象？等等、等等、诸如此类的问题，应当得到既有信息库的支持，本次即使失败，本次所有资料加分析失败原因也必然会对下次同类型工作起到积极的促进作用。
第三，建立这样一种机制是对部门信息的一种校正，是高层决策的重要参考因素，建立这样的一套信息收集系统，并不意味着取代部门的“依据当前条件，解决自身问题”的责任。而是意图建立企业的两条信息渠道，形成一主一辅，战略和战术两条信息来源。同时也能够防止个别部门长期抓某项工作，时间一久形成了信息和业务垄断。因个别人调动或跳槽，或是外部信息对自身或部门利益有冲击，因认为因素而造成组织信息的断档，必须重新积累的不良局面。
这种信息机构一般具有隐蔽性，国外大企业和一些社会机构最早在八十年代，就建立了这样的机构，最起码建立了针对中国的信息收集系统。其中欧洲某国公司高薪聘请了中国白领人员每月定期收集国家新闻和行业政策翻译后通过当年还算先进的传真机向国外总部汇报，这对它掌握中国相关行业行情十分重要，当信息积累到一定程度和中国企业谈判时，不能说没有作用，当然它利用的是合法手段；另一个例证就是我们的东方邻国，他定货往往派人到合作方考察，可是他们来到中国某项技术领先的企业考察的时候，拿摄像机和照相机全公司拍照拍到每一个细微的角落，甚至找理由打开机器门箱，趴在地上照设备的局部，这已经到了让人不能容忍的了，可惜当年国人没有足够的经验预防，甚至是怕人不明白我们的长处给人讲解。他们这是在干什么？是要拿这些信息回去卖钱，他们回国后因此可能发笔小财。因为他们后边有收买这些信息的机构。
中国企业也要建立这样的信息情报机构，但是建立起来满复杂的，需要考虑的因素很多。特别是企业要根据自己的规模和行业特点，给予综合考虑。其情报系统的建立原则，及工作方式应该有所差别，在这里笔者提供一种基本的模式和必要的原则。
1. 人员的选择
首先，情报人员应当对自己企业要热爱，从而保证其对自己所在企业的应当具有的忠诚度。其次情报人员应当有较宽的知识面，有较强的分析能力，有较强的文字能力，性格开朗热情，善于交往，给人诚恳的印象。为人正直，能够正确、公开的看待并处理问题。
2.机构的设置
信息情报部门，职能可以强化，部门不易单独设置，单独设置的部门不利于开展工作。它可以利用党委办公室、工会、综合接待部门、干部考核机构等来挂靠掩护。或是直接成立礼仪接待部门，这样信息人员直接接触的范围会更广。信息人员可以设置公开的，秘密的两种，专职的可以设置2～5人，根据企业铺开的工作面大小确定，取决于企业是想全面内外调查，还是有针对性的调查。兼职在企业内部可以设置若干名。在企业外部有选择地和一些人保持经常性联系，必要的时候以适当方式给予经济补偿。
3.制度的建立
信息机构一旦建立，则需要建立工作组织机构，工作原则、工作目标、信息收集、归档、查阅办法。并按照既定制度开展工作，做到工作的规范化。包括信息采纳奖励制度。
4.开展工作方式
信息人员通过互连网收集公开的信息：例如法律法规、标准制度、企业概况等。通过开会视察、交流探讨等活动进行收集。通过面对面谈话收集，通过做业务侧面了解。建立制度，公司内员工收集到的信息以书面形式向信息部门汇总，有用的进行确认、分类、归档。在信息收集过程中要特别鼓励用照片、录像材料收集的信息。
5.处理好保密性问题
这包括两个方面：一是从事信息工作的人员身份要保密，最起码有一部分的人员要保密，这样有利于长期工作，从而得到问题真相。二是取得的归档材料要保密，制度上要明确规定，任何人查阅信息档案必须要一把手批准查阅的材料范围、内容。
6.建立激励约束办法
信息收集部门要定期总结，把有重大意义的信息进行归纳，对提供信息的人要给予鼓励，对违反工作纪律的人进行处理。建立组织信息情报系统，并加强组织的情报信息工作特别要注意的几个误区。
首先，要认识到，电脑只是工具，只是提供手段，加快工作效率，在大的方面不能代表什么，有效地开展情报信息工作，关键还是人。必须杜绝那种错误的认识，即：有几台电脑连网就认为自己是实现了信息化了，要知道电脑的信息是人输入的，原始信息经过了人的加工，已经带有了倾向性。当然追求纯粹的原始数据也不太现实，但是起码我们要动脑分析，并加强分析手段和分析技术，不能过分依赖电脑。 其次，摆正信息调查与部门原有工作的关系。建立起这个信息系统以后，它的运做效果、起到的作用受到几个条件的影响，一是主管信息负责人的能力，二是最高管理者对信息工作的认识，三是必要的硬件投入和资金支持，特别是得到周围同事的支持也很重要。四是这个系统与原来企业各部门的信息收集应该是相对独立的关系，它是以日常的收集和积累，以及个别的特殊手段得到的特别信息，应当在重大决策中起参考作用，是战略性的，而不应该让部门的日常工作产生依赖心理，或是依据信息部门的信息来做决定从而免除自身的责任。在信息管理制度中，信息部门和职能部门的信息收集和使用，以及相互关系，应该给予明确划分。
第三、信息要印证、筛选不能拿来就用，在决策中，丰富的信息起着重要的作用。信息来源角度不同，其价值也不同，参照时间，当前的社会情况，过去信息的发展，以及不同时期，不同角度的信息进行相互对照，得出正确结果很重要，必须对比分析以后才能使用。
信息情报工作，是一项复杂而又艰巨的工作，是一切管理工作做出决定的前提条件。限于篇幅，本文不能更深刻的讨论，有许多操作上的东西也很难讨论，但是一个组织要想在竞争中取得主动权必须建立自己的信息渠道，它的有效性对企业的发展运做有着重要的意义。
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